Инвентаризация ПВЗ Озон: полное руководство для партнёров и франчайзи

Если на ПВЗ хранятся товары с серийными номерами (телефоны, ноутбуки, бытовая техника), обязательно подготовьте список этих номеров из системы. Ozon требует их указания в акте инвентаризации — без этого документ может быть не принят.

Также проверьте, чтобы на ПВЗ не было"забытых" заказов — например, тех, что не были выданы покупателям из-за отсутствия документов. Такие товары должны быть возвращены на склад Ozon в течение 5 рабочих дней, иначе они будут списаны как утерянные.

Скачать отчёт"Товары на ПВЗ"|Проверить заряд ТСД и сканера|Подготовить бланки актов|Уточнить список серийных номеров|Организовать команду из 2+ человек-->

⚠️ Внимание: Если на ПВЗ хранятся товары категории FBS (от продавцов), их инвентаризация проводится отдельно. Для них требуется дополнительный акт согласования с владельцем товара.

4. Пошаговая инструкция: как провести инвентаризацию ПВЗ

Процесс инвентаризации можно разделить на 5 ключевых этапов. Следуйте им строго по порядку, чтобы избежать ошибок:

Шаг 1. Фиксация начального состояния

Перед началом сканирования сделайте фотографии всех стеллажей и зон хранения. Это поможет разрешить споры, если позже выяснится, что товар был перемещён или повреждён до инвентаризации. Фото должны быть чёткими, с видимыми штрихкодами и этикетками.

Шаг 2. Сканирование товаров

• 📱 Используйте ТСД или мобильное приложение Ozon Склад (доступно для Android и iOS).
• 🔍 Сканируйте штрихкоды в порядке расположения товаров (слева направо, сверху вниз).
• ❌ Если штрихкод повреждён — введите артикул вручную и сделайте пометку в акте.

Шаг 3. Сверка с системой

После сканирования экспортируйте данные в Excel или 1С и сравните с отчётом из ЛК Ozon. Обратите внимание на:

• 🔄 Недостачи — товары, которые есть в системе, но отсутствуют физически.
• ➕ Излишки — товары, которые есть на ПВЗ, но не числятся в отчёте.
• 🔄 Пересортицу — когда один товар заменён другим (частая проблема с похожими артикулами).

Шаг 4. Оформление акта

Все расхождения фиксируются в акте инвентаризации (образец можно скачать в ЛК Ozon). В документе обязательно указываются:

• 📅 Дата и время проведения.
• 👤 ФИО ответственных лиц.
• 📦 Подробный перечень расхождений (артикул, наименование, количество, причина).

Шаг 5. Отправка результатов в Ozon

Акт загружается в личный кабинет в разделе Склад → Инвентаризация → Загрузить результаты. Срок — не позднее 3 рабочих дней после проведения. Если расхождения превышают 5%, Ozon может запросить пояснения или инициировать повторную проверку.

5. Работа с проблемными товарами: брак, возвраты, истёкший срок годности

Особое внимание при инвентаризации требуют товары, которые нельзя продавать или выдавать покупателям. Их нужно не только зафиксировать, но и правильно утилизировать или вернуть.

Бракованные товары

Если при проверке выявлен брак (повреждённая упаковка, неисправная техника), сделайте следующее:

1. Сфотографируйте товар с разных ракурсов (особенно дефекты).
2. Создайте заявку на возврат в ЛК Ozon (раздел Возвраты → Создать заявку).
3. Укажите причину брака (код ошибки можно найти в справочнике Ozon).

Товары с истёкшим сроком годности

Для продуктов питания, косметики и лекарств проверяйте сроки годности еженедельно. Такие товары:

• 🚫 Немедленно изымаются с полок.
• 📝 Фиксируются в отдельном акте (шаблон — "Акт списания просрочки").
• 🗑️ Утилизируются в соответствии с санэпидтребованиями (для пищевых продуктов — с составлением акта уничтожения).

Возвраты от покупателей

Вернутые товары должны быть проверены на:

• 📦 Целостность упаковки (если она повреждена, товар списывается как брак).
• 🔋 Работоспособность (для техники — тест на включение).
• 🏷️ Наличие всех аксессуаров (зарядки, кабели, документы).

Если товар соответствует всем критериям, он возвращается на склад Ozon в течение 48 часов. В противном случае оформляется акт на списание.

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные партнёры Ozon допускают ошибки, которые ведут к штрафам или конфликтам. Вот самые распространённые из них:

• 🔍 Неполное сканирование: пропуск товаров на верхних или нижних полках. Решение: используйте стремянку и проверяйте все зоны хранения.
• 📱 Ошибки в ТСД: несохранённые данные или сбой программы. Решение: обновляйте ПО терминала перед инвентаризацией.
• 📅 Просрочка отправки акта: если не уложиться в 3 дня, Ozon может не принять результаты. Решение: настройте напоминание в календаре.
• 🔄 Игнорирование пересортицы: когда товары с похожими артикулами путают местами. Решение: сканируйте штрихкоды дважды — до и после перемещения.

Ещё одна частая проблема — неучтённые товары в транзите. Например, если заказ был отсканирован как выданный, но покупатель его не забрал. Такие позиции"зависают" в системе и искажают данные. Чтобы избежать этого, перед инвентаризацией проверяйте статус всех заказов в разделе Логистика → Заказы на выдачу.

Если расхождения превышают 10%, Ozon может потребовать провести инвентаризацию повторно за счёт партнёра. Чтобы этого не произошло, используйте двойной контроль: после сканирования один сотрудник сверяет данные, а второй — перепроверяет проблемные позиции.

7. Автоматизация инвентаризации: программы и сервисы

Ручная инвентаризация отнимает много времени, особенно если на ПВЗ хранятся тысячи позиций. К счастью, есть инструменты, которые помогают автоматизировать процесс:

Для небольших ПВЗ (до 5 000 позиций) достаточно бесплатного Ozon Склад. Если объём больше, имеет смысл интегрировать 1С или МойСклад — они позволяют:

• 📊 Автоматически сравнивать данные с ЛК Ozon.
• 📈 Строить графики расхождений по категориям.
• 🔄 Настраивать уведомления о просроченных товарах.

При выборе сервиса обратите внимание на возможность работы в офлайн-режиме — это критично, если на ПВЗ нестабильный интернет. Также проверьте, поддерживает ли программа сканирование DataMatrix (двумерные коды), которые Ozon активно внедряет для маркированных товаров (лекарства, духи, шины).

8. Что делать после инвентаризации: анализ и корректировка процессов

Завершение инвентаризации — не финальный этап, а начало работы над ошибками. Вот что нужно сделать после отправки акта:

Анализ расхождений

Разбейте все расхождения на категории:

• 🔴 Критичные (кражи, порча) — требуют немедленных мер.
• 🟡 Системные (ошибки сканирования, пересортица) — нужна доработка процессов.
• 🟢 Единичные (1–2 позиции) — можно исправить без глобальных изменений.

Корректировка бизнес-процессов

Если расхождения повторяются, внедрите следующие меры:

• 📋 Двойной контроль при выдаче заказов (сканирование + визуальная проверка).
• 📹 Видеонаблюдение в зоне хранения ценных товаров.
• 📊 Еженедельные выборочные проверки проблемных категорий (электроника, ювелирные изделия).

Обучение сотрудников

Проведите краткий брифинг для команды с разбором типичных ошибок. Обратите внимание на:

• Правильное сканирование штрихкодов (без"пропусков").
• Работу с бракованными товарами.
• Фиксацию серийных номеров техники.

Если расхождения связаны с кражами, рассмотрите возможность установки системы контроля доступа (например, турникетов или электронных замков на складе). По статистике, это снижает потери на 90%.

FAQ: Частые вопросы по инвентаризации ПВЗ Ozon