Акт приёма-передачи для Ozon: как правильно составить и распечатать в 2026 году

Работа с маркетплейсом Ozon требует строгого соблюдения документооборота, особенно когда речь идёт о передаче товаров на склад или возвратах. Акт приёма-передачи — это ключевой документ, который фиксирует факт передачи продукции от продавца логистическому партнёру или непосредственно Ozon. Без правильно оформленного акта вы рискуете столкнуться с потерями товара, финансовыми спортами или блокировкой аккаунта.

В 2026 году требования к оформлению актов ужесточились: теперь Ozon проверяет не только наличие документа, но и его соответствие внутренним регламентам. Ошибки в заполнении могут привести к задержкам в обработке заказов, штрафам или даже приостановке работы по схеме FBS (Fulfillment by Seller) или FBO (Fulfillment by Ozon). В этом руководстве мы разберём, как правильно составить, распечатать и передать акт приёма-передачи, чтобы избежать проблем с логистикой и финансами.

Зачем нужен акт приёма-передачи для Ozon

Акт приёма-передачи — это юридически значимый документ, который подтверждает:

• 📦 Фактическую передачу товара от продавца к перевозчику или на склад Ozon.
• 📋 Соответствие количества и ассортимента товара данным в системе (по штрихкодам, артикулам, наименованиям).
• 🔍 Отсутствие внешних дефектов упаковки на момент передачи (при их наличии это фиксируется в акте).
• 💰 Основание для финансовых расчётов — без акта Ozon может не засчитать товар как принятый на реализацию.

Без этого документа продавец не сможет:

• ❌ Доказать, что товар был передан на склад, если он «затеряется» в логистике.
• ❌ Оспорить штрафы за недопоставку или брак, если вина лежит на перевозчике.
• ❌ Получить компенсацию за утраченный или повреждённый товар.

Особенно важен акт при работе по схеме FBS, где продавец сам организует доставку на склад Ozon. В этом случае документ служит единственным доказательством передачи товара.

⚠️ Внимание: Если вы передаёте товар через партнёрскую логистическую компанию (например, СДЭК, Boxberry), акт приёма-передачи должен быть подписан представителем этой компании с указанием её реквизитов. Иначе Ozon может не признать документ действительным.

Требования Ozon к акту приёма-передачи в 2026 году

Ozon предъявляет жёсткие требования к оформлению актов. Документ должен содержать:

Важно: с 2026 года Ozon требует указывать в акте номер транспортной накладной (если товар передаётся через логистического партнёра) и номер заказа на поставку в личном кабинете продавца. Без этих данных документ могут не принять.

Также обратите внимание на следующие нюансы:

• 📌 Если товар передаётся на склад Ozon по схеме FBO, акт должен быть сформирован через личный кабинет продавца (раздел Логистика → Поставки → Создать акт).
• 📌 Для FBS допускается использование собственного шаблона акта, но он должен соответствовать требованиям Ozon.
• 📌 Если товар передаётся в повреждённой упаковке, это должно быть зафиксировано в акте с фотографиями (приложением к документу).

⚠️ Внимание: Ozon может запросить оригинал акта приёма-передачи в случае споров. Храните копии документов не менее 3 лет (срок исковой давности).

Пошаговая инструкция: как составить акт приёма-передачи

Рассмотрим процесс создания акта на примере схемы FBS (когда продавец сам доставляет товар на склад Ozon или передаёт логистическому партнёру).

Шаг 1. Подготовка данных

Перед составлением акта соберите следующую информацию:

• 📄 Реквизиты вашей компании (ИНН, ОГРН, адрес, контакты).
• 📄 Реквизиты получателя (для FBS — данные логистического партнёра, для FBO — склада Ozon).
• 📦 Список товаров с артикулами, штрихкодами, количеством и состоянием упаковки.
• 🚚 Номер транспортной накладной (если есть).
• 📅 Дата и точное время передачи.

Шаг 2. Выбор шаблона

Вы можете:

• 📑 Скачать официальный шаблон от Ozon.
• 📑 Использовать шаблон вашего логистического партнёра (например, СДЭК или Boxberry).
• 📑 Создать свой шаблон в Excel или Word, но с обязательным соблюдением требований Ozon.

Пример структуры акта:

АКТ ПРИЁМА-ПЕРЕДАЧИ № [номер] от [дата]

г. [город]                     "[дата]" [время]

[Полное наименование вашей компании], ИНН [номер], ОГРН [номер], в лице [ФИО, должность], действующего на основании [документ],
с одной стороны, и

[Полное наименование получателя], ИНН [номер], в лице [ФИО, должность], с другой стороны,

составили настоящий акт о нижеследующем:

1. [Наименование продавца] передаёт, а [Наименование получателя] принимает товар согласно спецификации:

| № п/п | Артикул | Наименование товара | Кол-во | Штрихкод | Состояние упаковки |
|-------|---------|---------------------|--------|----------|--------------------|
| 1     | ...     | ...                 | ...    | ...      | ...                |

2. Товар передан в исправной упаковке, без видимых повреждений.
3. Претензий к количеству и качеству товара нет.

Подписи:
[Подпись продавца] [ФИО, печать]
[Подпись получателя] [ФИО, печать]

Шаг 3. Заполнение акта

При заполнении обратите внимание на:

• 🔢 Номера артикулов и штрихкоды должны совпадать с данными в личном кабинете Ozon.
• 📦 Состояние упаковки: если есть повреждения, укажите это в акте (например, «упаковка деформирована, целостность товара не нарушена»).
• ⏰ Время передачи: указывайте точное время (до минуты), так как это может понадобиться при разборе споров.

Все реквизиты продавца и получателя указаны верно

Артикулы и штрихкоды совпадают с данными в Ozon

Указан номер транспортной накладной (если есть)

Подписи и печать (при наличии) проставлены

Дата и время передачи указаны точно-->

Шаг 4. Печать и подписание

Акт можно распечатать в двух экземплярах:

• 🖨️ На принтере (чёрно-белый или цветной — не принципиально).
• 📄 Вручную на фирменном бланке (если у вас есть заранее подготовленные формы).

Оба экземпляра должны быть подписаны:

• 🖋️ Продавцом (вашим представителем).
• 🖋️ Получателем (представителем логистической компании или склада Ozon).

⚠️ Внимание: Если вы передаёте товар через курьера (например, СДЭК), убедитесь, что курьер имеет право подписывать акты от имени компании. В противном случае документ может быть признан недействительным.

Образцы актов приёма-передачи для разных схем работы

В зависимости от схемы работы (FBS или FBO) и способа передачи товара (самостоятельно, через логистического партнёра) образцы актов могут отличаться. Рассмотрим основные варианты.

1. Акт для FBS (самостоятельная доставка на склад Ozon)

Если вы везёте товар на склад Ozon самостоятельно или через своего перевозчика, используйте следующий шаблон:

Шаблон акта для FBS (Word/Excel)

Скачать шаблон: [ссылка на официальный шаблон Ozon для FBS]

Особенности:

• 📍 В акте указывается адрес склада Ozon, куда передаётся товар.
• 🚛 Если доставка осуществляется вашим транспортом, в акте фиксируется номер автомобиля и ФИО водителя.
• 📦 Товар должен быть упакован согласно требованиям Ozon к упаковке.

2. Акт для FBS (передача через логистического партнёра)

Если вы передаёте товар через партнёрскую логистическую компанию (например, СДЭК, Boxberry, Деловые Линии), используйте шаблон партнёра или универсальный бланк с обязательным указанием:

• 📄 Номера транспортной накладной партнёра.
• 📄 Реквизитов логистической компании.
• 📄 Подписи представителя партнёра.

Пример заполнения:

АКТ ПРИЁМА-ПЕРЕДАЧИ № 123 от 10.05.2026

ООО "Ваша Компания", ИНН 1234567890, в лице Иванова И.И., генерального директора,
передаёт, а

ООО "СДЭК", ИНН 9876543210, в лице Петрова П.П., менеджера пункта приёма,
принимает товар для дальнейшей доставки на склад Ozon (адрес: г. Москва, ул. Летняя, 12):

| № | Артикул Ozon | Наименование       | Кол-во | Штрихкод       | Состояние упаковки |
|---|--------------|--------------------|--------|----------------|--------------------|
|1  | 12345678     | Смартфон X Model   | 10     | 4607001234567  | Целая, без повреждений |
|2  | 87654321     | Наушники Bluetooth | 20     | 4607008765432  | Целая, без повреждений |

Товар передан в исправной упаковке. Претензий нет.

Подписи:
__________________ /Иванов И.И./       __________________ /Петров П.П./
М.П. [печать]                          М.П. [печать СДЭК]

3. Акт для FBO (поставка через личный кабинет Ozon)

Если вы работаете по схеме FBO, акт формируется автоматически в личном кабинете Ozon:

1. Перейдите в раздел Логистика → Поставки → Создать поставку.
2. Заполните данные о товарах (артикулы, количество).
3. Нажмите Сформировать акт приёма-передачи.
4. Скачайте документ в формате PDF и распечатайте в 2 экземплярах.

Особенности:

• 📌 Акт уже содержит все необходимые реквизиты Ozon.
• 📌 Вам остаётся только распечатать и подписать его.
• 📌 В акте автоматически указывается номер заказа на поставку в системе Ozon.

Частые ошибки при оформлении акта и как их избежать

Даже опытные продавцы допускают ошибки при заполнении актов, что приводит к проблемам с приёмкой товара. Рассмотрим самые распространённые из них.

1. Несовпадение артикулов или штрихкодов

Если в акте указаны артикулы или штрихкоды, не соответствующие данным в личном кабинете Ozon, товар могут:

• ❌ Не принять на склад.
• ❌ Принять как «неопознанный», что приведёт к задержке размещения.
• ❌ Вернуть продавцу за его счёт.

Как избежать:

• 🔍 Проверяйте артикулы в системе Ozon перед заполнением акта.
• 📦 Используйте сканер штрихкодов для проверки.

2. Отсутствие подписи или печати получателя

Без подписи представителя склада Ozon или логистического партнёра акт считается недействительным. Это означает, что:

• 🚫 Вы не сможете доказать факт передачи товара.
• 🚫 Ozon может не засчитать товар как поступивший на склад.

Как избежать:

• 🖋️ Всегда требуйте подписи и печати (если есть) у получателя.
• 📸 Делайте фотографию подписанного акта на случай утери.

3. Неуказание состояния упаковки

Если в акте не указано состояние упаковки, аlater товар поступает на склад Ozon с повреждениями, вина автоматически ложится на продавца. Это может привести к:

• 💸 Штрафу за повреждённый товар.
• 📉 Блоку поставок до разбора ситуации.

Как избежать:

• 📦 Внимательно осматривайте упаковку перед передачей.
• 📝 Фиксируйте в акте даже малейшие дефекты (например, «упаковка помята, но целостность не нарушена»).

4. Ошибки в реквизитах

Неправильно указанные ИНН, ОГРН или адреса могут привести к:

• ❌ Отказу в приёмке документа.
• ❌ Проблемам с бухгалтерией (если акт используется для учёта).

Как избежать:

• 📄 Используйте проверенные шаблоны с актуальными реквизитами.
• 🔍 Двойная проверка данных перед печатью.

⚠️ Внимание: Если вы передаёте товар через логистического партнёра (например, СДЭК), а в акте указаны реквизиты не той компании, которая фактически принимает груз, Ozon может не засчитать поставку. Всегда уточняйте у курьера, от имени какой организации он принимает товар.

Как распечатать акт: технические нюансы

Казалось бы, распечатка документа — простая задача. Однако и здесь есть подводные камни, которые могут привести к проблемам.

1. Формат файла

Ozon принимает акты в следующих форматах:

• 📄 PDF — предпочтительный вариант.
• 📄 Word (.docx) или Excel (.xlsx) — допускается, но не рекомендуется (может быть проблема с форматированием).
• ❌ JPEG/PNG — не принимаются (только как приложение к основному документу).

Если вы формируете акт в Excel, перед печатью:

1. Проверьте, что все данные помещаются на одной странице.
2. Убедитесь, что штрихкоды и артикулы не обрезаются при печати.
3. Сохраните файл в PDF, чтобы избежать проблем с форматированием.

2. Качество печати

Плохое качество печати может привести к тому, что:

• 🔍 Штрихкоды или артикулы будут неразборчивы.
• 📄 Документ не примут на складе.

Рекомендации:

• 🖨️ Используйте лазерный принтер для чёткой печати.
• 📄 Печатайте на плотной бумаге (80-100 г/м²).
• 🔍 Проверяйте, что все данные читаются (особенно штрихкоды).

3. Количество экземпляров

Сколько экземпляров акта нужно распечатать?

• 📄 Для FBS (самостоятельная доставка): 2 экземпляра (один остаётся у вас, второй — у получателя).
• 📄 Для FBS (через логистического партнёра): 3 экземпляра (вам, партнёру, складу Ozon).
• 📄 Для FBO: 2 экземпляра (один для вас, один для склада).

4. Хранение копий

Все акты приёма-передачи должны храниться:

• 📂 В электронном виде (PDF или сканы) — не менее 3 лет.
• 📂 В бумажном виде — не менее 1 года (на случай проверок).

Рекомендуем:

• 📁 Создать отдельную папку в облачном хранилище (например, Google Drive или Яндекс.Диск) для актов.
• 📸 Делать фотографии подписанных документов (на случай утери оригиналов).

Что делать, если акт потерян или не принят

Ситуации, когда акт теряется, портится или не принимается на складе, к сожалению, не редкость. Разберём, как действовать в таких случаях.

1. Акт потерян после передачи товара

Если вы потеряли свой экземпляр акта, но товар уже передан:

1. Обратитесь к логистическому партнёру (если передавали через него) с просьбой предоставить копию.
2. Если передавали напрямую на склад Ozon, напишите в поддержку с просьбой подтвердить приёмку товара по номеру заказа.
3. Проверьте электронную почту — возможно, вам отправляли скан акта.

Если акт потерян у обеих сторон:

• 📸 Используйте фотографии документа (если делали).
• 📧 Запросите у Ozon данные о приёмке товара по номеру заказа.
• 📝 Составьте новый акт с пометкой «Дубликат» и укажите причину (например, «утрачен оригинал»).

2. Акт не принят на складе Ozon

Если на складе Ozon отказались принимать ваш акт, причины могут быть следующими:

• ❌ Несоответствие артикулов или штрихкодов.
• ❌ Отсутствие необходимых реквизитов.
• ❌ Некорректное оформление (например, нет подписи получателя).

Действия:

1. Уточните у сотрудника склада, что именно не так.
2. Исправьте ошибки и перепечатайте акт.
3. Если проблема в реквизитах, свяжитесь с поддержкой Ozon для уточнения.

3. Товар принят, но акт не подписан

Бывают случаи, когда товар принимают на склад, но забывают подписать акт. В этом случае:

1. Свяжитесь с менеджером склада и уточните, почему акт не подписан.
2. Если товар уже на складе, запросите скан подписанного акта.
3. Если акт так и не подписан, напишите в поддержку Ozon с просьбой подтвердить приёмку товара альтернативным способом (например, по данным сканирования штрихкодов).

В крайнем случае можно составить акт сверки с Ozon, где будет указано, что товар поступил на склад без подписанного акта.

4. Ошибки в акте обнаружены после передачи товара

Если вы уже передали товар, но потом обнаружили ошибки в акте (например, неверный артикул), действуйте так:

1. Свяжитесь с логистическим партнёром или складом Ozon и сообщите об ошибке.
2. Если ошибка критичная (например, неверный артикул), составьте дополнительное соглашение к акту с правильными данными.
3. Если ошибка некритичная (например, опечатка в названии), можно оставить как есть, но зафиксировать исправление в системе Ozon.

⚠️ Внимание: Если из-за ошибки в акте Ozon не может идентифицировать товар, он может быть отправлен на карантин или возвращён продавцу за его счёт.

FAQ: Частые вопросы о актах приёма-передачи для Ozon

Можно ли использовать свой шаблон акта, или обязательно брать официальный от Ozon?

Вы можете использовать свой шаблон, но он должен соответствовать требованиям Ozon. Официальный шаблон гарантированно будет принят, поэтому рекомендуем использовать его, особенно если вы новичок.

Что делать, если логистический партнёр отказывается подписывать акт?

Если партнёр (например, СДЭК или Boxberry) отказывается подписывать акт, уточните причину. Возможно, у них есть свои бланки. Если отказ необоснованный, свяжитесь с их службой поддержки. В крайнем случае зафиксируйте факт передачи товара на видео и сохраните транспортную накладную.

Нужно ли указывать в акте вес товара?

В большинстве случаев вес указывать не обязательно, но если вы передаёте крупногабаритный товар или работаете с некоторыми логистическими партнёрами, они могут потребовать эту информацию. Уточняйте требования заранее.

Можно ли передавать товар без акта, если у меня есть транспортная накладная?

Нет, транспортная накладная не заменяет акт приёма-передачи. Ozon требует отдельный акт, даже если у вас есть накладная от логистического партнёра.

Сколько времени хранить акты приёма-передачи?

Рекомендуется хранить акты не менее 3 лет (срок исковой давности). Электронные копии можно хранить в облаке, бумажные — в архиве.