Как получить закрывающие документы от Ozon: полная инструкция для продавцов и покупателей

Получение закрывающих документов от Ozon — обязательный этап для легального учёта сделок, возмещения НДС или подтверждения расходов. Без этих бумаг невозможно корректно вести бухгалтерию, оформлять налоговые вычеты или решать споры с маркетплейсом. Однако процесс часто вызывает вопросы: где искать документы в личном кабинете, какие именно нужны для вашего случая, и что делать, если Ozon не выдаёт акты вовремя.

В этой статье разберём все нюансы — от типов закрывающих документов (акты выполненных работ, товарные накладные, счета-фактуры) до пошаговых инструкций для продавцов на FBS и FBO, а также покупателей, которым нужны чеки для гарантийного обслуживания. Особый акцент сделаем на скрытых разделах личного кабинета Ozon Seller, где хранятся архивные документы старше 3 месяцев, и альтернативных способах их получения через поддержку.

Какие документы считаются «закрывающими» и зачем они нужны

Закрывающие документы — это пакет бумаг, подтверждающих факт завершения сделки между продавцом и Ozon (или покупателем). Их наличие критично для:

• 📊 Бухгалтерского учёта — фиксация доходов/расходов в 1С, Контур.Эльбе или других системах.
• 💸 Возмещения НДС — без счетов-фактур налоговая откажет в вычете.
• 🔄 Возвратов и обменов — покупателю могут потребоваться чеки или накладные для гарантийного ремонта.
• ⚖️ Арбитража со службой поддержки — при споре о невыплаченных средствах или штрафах.

На Ozon закрывающими считаются:

⚠️ Внимание: Если вы работаете по схеме FBO (склад Ozon), то товарные накладные формирует маркетплейс автоматически при приёмке товара. Для FBS (самостоятельная доставка) накладные нужно загружать вручную в личный кабинет.

Где искать закрывающие документы в личном кабинете Ozon Seller

Основной источник документов — раздел Финансы → Документы в личном кабинете. Однако интерфейс Ozon часто меняется, и нужные кнопки могут «прятаться». Вот актуальный путь на 2026 год:

1. Авторизуйтесь на seller.ozon.ru.
2. Перейдите в Финансы → Документы → Закрывающие документы.
3. Выберите период (по умолчанию показываются документы за последние 3 месяца).
4. Нажмите Экспорт для скачивания пакета в формате .zip.

🔍 Скрытый раздел для старых документов: Если нужны акты старше 3 месяцев, перейдите в Финансы → Архив документов. Здесь хранятся файлы за последние 3 года, но скачать их можно только по одному (нет пакетного экспорта).

⚠️ Внимание: В Архиве документов отсутствуют счета-фактуры за периоды до 2023 года. Их можно запросить только через поддержку с указанием реквизитов вашей компании и периода.

Пошаговая инструкция для продавцов: как получить АВР и накладные

Процесс зависит от схемы работы (FBS или FBO) и типа документа. Разберём оба варианта.

Для продавцов на FBS (самостоятельная доставка)

1. Товарные накладные (ТОРГ-12):

• 📄 Формируются автоматически при создании заказа на отгрузку в Логистика → Отгрузки.
• 🖨️ Распечатайте накладную, подпишите и передайте курьеру вместе с товаром.
• 🔄 После доставки Ozon вернёт вам подписанный экземпляр в разделе Документы → Накладные.

2. Акты выполненных работ (АВР):

• 📅 Формируются ежемесячно до 10-го числа за прошедший месяц.
• 📂 Скачиваются в Финансы → Документы → Закрывающие документы.
• ⚠️ Если АВР не появился, проверьте наличие неоплаченных штрафов или блокировок в Финансы → Штрафы.

Для продавцов на FBO (склад Ozon)

1. Товарные накладные:

• 📦 Формирует Ozon при приёмке товара на склад.
• 📥 Скачиваются в Логистика → Приёмки → Архив приёмок (выберите нужную приёмку и нажмите Скачать накладную).

2. Акты сверки:

• 📊 Запрашиваются вручную через поддержку, если нужна детализация по платежам.
• 📧 Отправляются на email, указанный в договоре, в течение 5 рабочих дней.

Что делать, если накладная не совпадает с фактической отгрузкой?

Если в ТОРГ-12 указано меньшее количество товара, чем вы отправили, напишите в поддержку с фотографиями упаковки и весовых меток. Ozon пересчитает приёмку и скорректирует документ в течение 3 дней.

Как покупателю получить чек или накладную от Ozon

Покупателям закрывающие документы нужны реже, но они критичны для гарантийного ремонта или возврата товара. Вот как их получить:

1. Фискальный чек:
   • 📱 Открываете email, указанный при оформлении заказа — чек приходит автоматически после оплаты.
   • 🌐 В личном кабинете Ozon: Мои заказы → Выберите заказ → Чеки и документы.
   • 📄 Если чек не пришёл, проверьте папку «Спам» или запросите дубликат через поддержку (кнопка «Помощь» внизу сайта).

Товарная накладная (для юрлиц):

• 🏢 При оформлении заказа укажите реквизиты компании в поле «Данные для чека».
• 📩 Накладная придёт на email вместе с чеком в течение 1 рабочего дня.

⚠️ Внимание: Если вы оплатили заказ картой, а чек нужен для бухгалтерии, запросите кассовый чек с реквизитами ИП/ООО через поддержку. В автоматическом чеке могут отсутствовать ИНН и название компании.

📊 Вы чаще запрашиваете документы от Ozon как

Продавец (для бухгалтерии)

Покупатель (для гарантии)

Юридическое лицо (для учёта)

Никогда не запрашивал

Типичные проблемы и как их решить

Даже при корректной работе с Ozon могут возникать сложности с документами. Разберём самые частые:

1. Документы не появляются в личном кабинете

Причины и решения:

• 🔍 Не прошёл месяц с даты отчётного периода — АВР формируются до 10-го числа следующего месяца. Подождите или уточните дату у поддержки.
• 💰 Есть неоплаченные штрафы — Ozon блокирует выдачу документов до погашения долга. Проверьте Финансы → Штрафы.
• 📌 Технический сбой — напишите в поддержку с указанием периода и типов документов. Приложите скриншот раздела Документы.

2. В акте отсутствуют некоторые заказы

Что проверять:

• 🔄 Статус заказа — отменённые или возвращённые заказы не включаются в АВР.
• 📦 Тип схемы — для FBS проверьте, что товарная накладная была загружена в систему.
• ⏳ Дата заказа — заказы, созданные в последних числах месяца, могут попасть в следующий АВР.

3. Ошибки в реквизитах

Если в счете-фактуре или накладной неверные ИНН, адрес или название компании:

1. Проверьте реквизиты в Настройки → Реквизиты.
2. Если ошибка на стороне Ozon, напишите в поддержку с правильными данными и приложите скан Устава или выписки из ЕГРЮЛ.
3. Документы перевыпустят в течение 3–5 рабочих дней.

Альтернативные способы получения документов

Если документы недоступны в личном кабинете или требуется дубликат, воспользуйтесь этими методами:

1. Через службу поддержки

Шаги для запроса:

1. Перейдите в Помощь → Написать в поддержку.
2. Выберите тему: Финансы → Документы.
3. Укажите:
   • Период (месяц/год).
   • Тип документов (АВР, накладные, счета-фактуры).
   • Реквизиты вашей компании (для счетов-фактур).

Приложите скриншот ошибки (если документ не формируется).

Срок ответа: до 3 рабочих дней. Документы пришлют на email или в личный кабинет.

2. Через API Ozon

Для продавцов с большим объёмом заказов удобно автоматизировать получение документов через Ozon API:

1. Получите API-ключ в Настройки → Интеграции → API.
2. Используйте метод /v2/finance/transaction/document для скачивания документов.
3. Пример запроса:

   GET https://api-seller.ozon.ru/v2/finance/transaction/document
   Headers:
   - Client-Id: [ваш_client_id]
   - Api-Key: [ваш_api_key]
   Params:
   - date_from: "2026-01-01"
   - date_to: "2026-01-31"

📌 Важно: Для работы с API нужен опыт программирования или помощь разработчика. Подробную документацию читайте на docs.ozon.ru.

3. Через партнёрские сервисы

Сервисы для автоматизации работы с Ozon (например, МойСклад, 1С:Управление торговлей) могут подтягивать документы автоматически. Настройка интеграции занимает 1–2 дня, но избавляет от ручного скачивания.

Сроки хранения и архивация документов

Ozon хранит закрывающие документы в личном кабинете ограниченное время:

• 📅 Акты выполненных работ (АВР) — 3 года.
• 📄 Товарные накладные — 1 год.
• 💰 Счета-фактуры — 5 лет (но доступны только за последние 3 года в ЛК).
• 📋 Акты сверки — неограниченно (по запросу).

Рекомендации по архивации:

1. Скачивайте документы ежемесячно и сохраняйте в облачное хранилище (Google Drive, Яндекс.Диск).
2. Сортируйте файлы по папкам: АВР/2026/Январь, Накладные/2026/FBS и т. д.
3. Для бухгалтерии достаточно хранить документы в электронном виде (ФЗ-402 разрешает).

⚠️ Внимание: Если вы закрываете ИП или ООО, запросите полный архив документов за весь период работы с Ozon заранее. После удаления аккаунта продавца восстановление файлов невозможно.

FAQ: Частые вопросы о закрывающих документах

Можно ли получить документы за период старше 3 лет?

Да, но только через официальный запрос в поддержку Ozon с обоснованием (например, требование налоговой). Документы старше 3 лет хранятся в архиве и выдаются за плату (от 500 рублей за пакет). Срок обработки — до 10 рабочих дней.

Что делать, если в АВР неверная сумма?

Сравните данные в акте с выпиской по счёту (Финансы → Выписки). Если ошибка подтверждается, напишите в поддержку с указанием:

• Номера АВР.
• Неправильной и правильной суммы.
• Скриншота выписки.

Ozon перевыпустит акт в течение 5 дней.

Нужно ли подписывать АВР с своей стороны?

Нет, Акт выполненных работ — односторонний документ, который формирует Ozon. Ваша подпись не требуется. Однако для внутреннего учёта можно проставить отметку «Согласовано» с датой и ФИО ответственного лица.

Как получить счет-фактуру, если я работаю без НДС?

Если вы на УСН или патентной системе, счета-фактуры не нужны. Но если контрагент (например, оптовый покупатель) требует документ, запросите его в Ozon с пометкой «Без НДС». Маркетплейс выдаст счет-фактуру с ставкой 0%.

Можно ли использовать электронные документы для налоговой?

Да, электронные документы с цифровой подписью Ozon имеют юридическую силу (ФЗ-63, ФЗ-402). Главное, чтобы файлы были читаемы и содержали все реквизиты (дату, номер, печать Ozon, ваши реквизиты).