Как выставить счет на Ozon: подробное руководство для продавцов

Пример запроса на создание счета (JSON):

{
"order_id": 123456789,
"counterparty": {
"inn": "1234567890",
"kpp": "123456789",
"legal_name": "ООО Ромашка",
"legal_address": "г. Москва, ул. Ленина, д. 1",
"email": "buyer@romashka.ru"
},
"payment_terms": {
"type": "prepayment",
"due_date": "2026-12-31",
"amount": 10000.00
},
"items": [
{
"sku": 100500,
"name": "Ноутбук GamePro X15",
"quantity": 1,
"price": 10000.00,
"vat_rate": "20%"
}
]
}

2.3. Ручное формирование счета в Excel/Word

Этот способ подходит, если покупатель запросил нестандартный формат счета (например, с разбивкой по проектам или дополнительными графами). Вы можете:

• 📊 Скачать шаблон счета из личного кабинета (Документы → Шаблоны).
• 🖥️ Самостоятельно создать документ в Excel или Word, используя обязательные реквизиты.
• 📎 Загрузить готовый файл в формате PDF через раздел Заказы → Действия → Загрузить счет.

Обязательные поля для ручного счета:

3. Особенности выставления счетов для разных типов покупателей

Правила оформления счетов отличаются в зависимости от того, кто является покупателем: физическое лицо, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо. Разберём нюансы для каждого случая.

3.1. Счет для физического лица

Для розничных покупателей Ozon обычно формирует счет автоматически при оформлении заказа. Однако если клиент запросил документ вручную (например, для возмещения по страховке), вам нужно:

• 📝 Указать в счете ФИО покупателя (как в паспорте).
• 🏠 Прописать адрес доставки (если товар отправляется по почте).
• 💳 В графе «Оплата» выбрать Наличные/Банковская карта.
• 📄 Добавить пометку «Для физического лица» в шапке документа.

Важно: С 1 июля 2026 года Ozon требует указывать в счетах для физлиц паспортные данные покупателя, если сумма заказа превышает 100 000 ₽. Это связано с законом № 115-ФЗ о противодействии легализации доходов.

3.2. Счет для ИП

Индивидуальные предприниматели могут оплачивать заказы как физлица (если покупка не связана с бизнес-деятельностью) или как юрлица (если товар приобретается для предпринимательской деятельности). В зависимости от этого меняется оформление:

• 🛒 Если ИП покупает для личных нужд — счет оформляется как для физлица (с указанием ФИО и ИНН).
• 🏢 Если ИП покупает для бизнеса — требуется полный пакет реквизитов:
  • 📋 ИНН и ОГРНИП.
  • 📍 Адрес регистрации ИП.
  • 📄 Указание системы налогообложения (УСН, ОСНО и т.д.).

Пример корректного заполнения для ИП на УСН:

ИП Иванов Иван Иванович
ИНН 123456789012, ОГРНИП 987654321098765
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5
Система налогообложения: УСН 6%

3.3. Счет для юридического лица

Это самый сложный случай, так как требует максимальной точности в реквизитах. Ошибки здесь чреваты задержками оплаты или отказом бухгалтерии покупателя принимать документ. Обязательные поля:

• 🏢 Полное наименование организации (без сокращений).
• 📊 ИНН и КПП (если есть обособленные подразделения).
• 📍 Юридический и почтовый адрес.
• 📞 Контактный телефон и email бухгалтерии.
• 📄 Основание для покупки (договор, спецификация, заказ-наряд).

Пример оформления счета для ООО:

4. НДС в счетах на Ozon: как указать правильно

Один из самых частых вопросов продавцов — как правильно прописать НДС в счете. Ошибки здесь ведут к проблемам с налоговой и возвратными декларациями. Разберём основные случаи:

4.1. Продавец на ОСНО (общая система налогообложения)

Если вы платите НДС, в счете обязательно указывайте:

• 📌 Ставку НДС: 20%, 10% или 0% (для льготных категорий).
• 💰 Сумму НДС отдельной строкой (например: «В том числе НДС 20% — 1 800 ₽»).
• 📄 Ссылку на норму закона, если применяется льгота (например, пп. 1 п. 2 ст. 164 НК РФ для детских товаров).

Пример расчёта:

Стоимость товара: 10 000 ₽
НДС 20%:        2 000 ₽
Итого к оплате: 12 000 ₽

4.2. Продавец на УСН, ЕНВД или патенте

Если вы не платите НДС (например, на «упрощёнке»), в счете должна быть одна из следующих пометок:

• 📋 Без НДС (если вы не являетесь плательщиком налога).
• 📋 НДС не облагается (если товар освобождён от налога по ст. 149 НК РФ).

⚠️ Внимание: Нельзя указывать ставку НДС 0%, если вы не платите налог. Это приравнивается к ложному заявлению о льготе и может привести к штрафам от налоговой.

4.3. Особенности для схем FBS и FBO

В зависимости от схемы работы на Ozon, правила указания НДС отличаются:

• 📦 FBS (вы отправляете товар сами): НДС указываете вы как продавец.
• 🏭 FBO (товар на складе Ozon): НДС может быть включён в комиссию маркетплейса. В этом случае в счете прописывается:

  НДС удерживается и перечисляется Ozon в бюджет.

5. Типичные ошибки при выставлении счетов и как их избежать

Даже опытные продавцы иногда допускают ошибки, из-за которых счета не проходят проверку или задерживается оплата. Вот самые распространённые проблемы и способы их решения:

5.1. Несовпадение реквизитов покупателя

Если в счете указаны неверные ИНН, КПП или название организации, бухгалтерия покупателя отклонит документ. Как проверить:

• 🔍 Сверьте реквизиты с данными в карточке заказа на Ozon.
• 📧 Запросите у покупателя свежую выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
• 📞 Уточните по телефону, если есть сомнения (например, КПП может отличаться для головного офиса и филиала).

5.2. Неправильная сумма или валюта

Частая ошибка — несовпадение итоговой суммы в счете и в заказе. Это происходит, если:

• 💸 Забыли добавить стоимость доставки.
• 📉 Не учли скидку или промокод.
• 💱 Указали сумму в долларах/евро вместо рублей (если заказ в иностранной валюте, нужно пересчитать по курсу ЦБ на дату счета).

Пример правильного расчёта:

Стоимость товара:  8 000 ₽
Доставка:          1 000 ₽
Скидка (10%):      -  800 ₽
Итого:             8 200 ₽

5.3. Просроченный срок оплаты

Счет действует 10 дней с даты формирования. Если покупатель не успел оплатить, документ аннулируется, и его нужно создавать заново. Чтобы избежать проблем:

• 📅 Указывайте в счете реальный срок оплаты (не меньше 3 дней, если покупатель просит срочно).
• 🔔 Настройте уведомления в личном кабинете о приближении срока истечения.
• 📧 Отправляйте покупателю напоминание за 2 дня до окончания срока.

⚠️ Внимание: Если покупатель не оплатил счет в срок, а вы уже отгрузили товар, Ozon может удержать комиссию за хранение на складе (для FBO) или вернуть товар обратно (для FBS).

5.4. Отсутствие подписи или печати

Хотя с 2020 года печать не обязательна для большинства документов, некоторые компании по-прежнему требуют её наличия. Чтобы избежать споров:

• 🖋️ Подписывайте счета электронной подписью (ЭЦП).
• 🔖 Если покупатель настаивает на печати, добавьте её скан в PDF-файл.
• 📄 В настройках личного кабинета загрузите образец своей подписи (раздел Профиль → Реквизиты).

6. Как проверить статус счета и что делать, если оплата задерживается

После выставления счета его статус можно отслеживать в личном кабинете Ozon Seller. Вот что означают основные статусы:

Если оплата задерживается, выполните следующие шаги:

1. Проверьте статус счета в разделе Финансы → Счета.
2. Убедитесь, что покупатель получил документ (иногда письма попадают в спам).
3. Свяжитесь с покупателем через чат Ozon или по телефону (контакты есть в карточке заказа).
4. Если покупатель подтвердил оплату, но статус не изменился, обратитесь в поддержку Ozon с номером счета и платежным поручением.

7. Частые вопросы о выставлении счетов на Ozon

Предоплата 50%: 25 000 ₽
Остаток к оплате: 25 000 ₽ (указать в отдельном счете после отгрузки)