Какие документы передать Озону по системе FBS: пошаговая инструкция для продавцов

Введение: почему правильные документы — залог успешной работы с FBS

Система FBS (Fulfillment by Seller) на Ozon позволяет продавцам самостоятельно хранить и отправлять товары, но при этом требует строгого соблюдения правил документационного сопровождения. Ошибки в оформлении документов могут привести к блокировке заказов, штрафам или даже приостановке аккаунта — а это прямые убытки для бизнеса. В 2026 году требования маркетплейса ужесточились, и теперь даже мелкие неточности (например, неверный штрихкод или отсутствие печати на накладной) могут стать причиной отказа в приёмке товара на складе.

Эта статья поможет разобраться, какие именно документы нужны для передачи товаров по FBS, как их правильно заполнить и какие нюансы учитывать, чтобы избежать проблем. Мы собрали актуальную информацию на июнь 2026 года, включая требования к электронным документам, особенности работы с опасными грузами и примеры корректного оформления. Если вы только начинаете работать с Ozon или хотите обновить знания — этот гайд для вас.

1. Основной пакет документов для FBS: что обязательно передать

Минимальный набор документов, без которых Ozon не примет ваш товар на склад, включает три ключевых позиции. Их отсутствие или некорректное оформление автоматически ведёт к отказу в приёмке, даже если сам товар соответствует всем стандартам.

• 📄 Товарная накладная (ТН) — главный документ, подтверждающий передачу товара. Должна быть сформирована в личном кабинете Ozon Seller и распечатана в двух экземплярах (один остаётся у вас, второй — у логистического оператора).
• 🏷️ Маркировочные этикетки — уникальные штрихкоды Ozon, которые генерируются для каждой позиции в заказе. Их необходимо наклеить на каждую единицу товара (или на упаковку, если товар идет в комплекте).
• 📦 Транспортная накладная (ТТН) — если вы используете стороннего перевозчика (например, СДЭК, DPD или Boxberry). Её оформляет логистическая компания, но продавец должен проконтролировать корректность данных.

Важно: с 1 марта 2026 года Ozon требует, чтобы на товарной накладной обязательно присутствовала печать продавца (для ИП и юрлиц) или подпись с расшифровкой (для самозанятых). Без этого документ считается недействительным, и товар не будет принят на склад. Также проверьте, чтобы в накладной были указаны:

• 🔹 Точное наименование товара (как в карточке на Ozon).
• 🔹 Артикул и штрихкод (если они есть в системе).
• 🔹 Количество единиц (должно совпадать с фактической поставкой).
• 🔹 Дата формирования накладной (не старше 3 дней на момент передачи).

2. Дополнительные документы: когда они нужны

В некоторых случаях стандартного пакета документов недостаточно. Например, если вы работаете с опасными грузами, продуктами питания или товарами с ограниченным сроком годности, потребуются дополнительные бумаги. Их отсутствие может привести не только к отказу в приёмке, но и к штрафам со стороны Роспотребнадзора или других контролирующих органов.

Особое внимание уделите товарам с истекающим сроком годности. С 2026 года Ozon требует, чтобы на упаковке была указана дата производства и срок годности в формате ДД.ММ.ГГГГ (не допускаются аббревиатуры вроде "годен до" без точной даты). Если срок годности менее 6 месяцев, товар не будет принят на склад FBS.

3. Электронные документы: как передавать и где хранить

С 2023 года Ozon активно переходит на электронный документооборот, и теперь часть бумаг можно передавать в цифровом виде через личный кабинет. Это упрощает процесс, но требует соблюдения нескольких правил:

1. Формат файлов: только PDF или JPEG (размером не более 10 МБ). Сканы должны быть чёткими, без размытостей и посторонних пометок.
2. Наименование файлов: должно содержать артикул товара и тип документа (например, ART12345_сертификат.pdf).
3. Срок загрузки: электронные копии документов нужно прикрепить к товарной карточке до отправки физического товара на склад.

Чтобы загрузить документы в личном кабинете:

1. Перейдите в раздел Товары → Мои товары.
2. Выберите нужную карточку и нажмите Редактировать.
3. В блоке Документы нажмите Загрузить файл и прикрепите сканы.
4. Сохраните изменения и дождитесь проверки (обычно занимает до 24 часов).

Если вы работаете с партиями товаров (например, отправляете на склад 100 единиц одного артикула), можно загрузить документы пакетом через Excel-файл. Для этого:

1. Скачайте шаблон в разделе Документы → Шаблоны.
2. Заполните данные: артикул, тип документа, ссылка на файл (если документ уже загружен в систему).
3. Загрузите файл обратно в систему через Импорт документов.

Что делать, если документ не прошёл проверку?

Если Ozon отклонил ваш документ, в личном кабинете появится уведомление с причиной (например, "нечитаемый скан" или "истёк срок"). Исправьте ошибку и загрузите файл повторно. Если проблема в содержимом документа (например, отсутствует обязательная маркировка), свяжитесь с поставщиком для получения актуальной версии.

4. Особенности оформления документов для разных типов товаров

Требования к документам могут сильно отличаться в зависимости от категории товара. Например, для одежды и обуви важно указать состав материала и размерную сетку, а для лекарственных средств — наличие лицензии на реализацию. Рассмотрим ключевые нюансы для популярных категорий.

4.1. Одежда, обувь и аксессуары

Для этих товаров обязательно:

• 👕 Указание состава материала (например, "100% хлопок" или "60% полиэстер, 40% вискоза").
• 📏 Размерная сетка в международном формате (например, S/M/L/XL или 36/38/40 для обуви).
• 🏷️ Наличие фирменных этикеток с логотипом бренда (если товар брендированный).

Если вы продаёте детскую одежду, дополнительно потребуется декларация о соответствии ТР ТС 007/2011 (подтверждает безопасность материалов).

4.2. Электроника и бытовая техника

Здесь ключевые документы:

• 🔌 Гарантийный талон с указанием срока гарантии (минимум 12 месяцев для бытовой техники).
• 📋 Технический паспорт на русском языке (для импортной техники — перевод).
• ⚡ Сертификат соответствия (например, Ростест или ЕАС).

Обратите внимание: если вы продаёте б/у технику, её нельзя отправлять по FBS — только по FBO (с предварительным согласованием с Ozon).

4.3. Продукты питания и БАДы

Самая строгая категория по требованиям к документам. Помимо стандартных сертификатов, потребуется:

• 🍎 Маркировка пищевой продукции по ГОСТ Р 51074-2003 (состав, пищевая ценность, условия хранения).
• 📅 Дата производства и срок годности в формате ДД.ММ.ГГГГ (не допускаются формулировки вроде "годен 6 месяцев").
• 🧪 Протокол испытаний (для БАДов и специализированных продуктов).

5. Частые ошибки при оформлении документов и как их избежать

Даже опытные продавцы иногда допускают ошибки, которые ведут к задержкам или отказам в приёмке товара. Вот самые распространённые из них:

⚠️ Внимание: Если в товарной накладной указано количество 10 шт., а фактически вы отправили 9 шт., Ozon спишет недостающую единицу как "утраченную" и может наложить штраф за несоответствие.

• ❌ Несовпадение штрихкодов — если на этикетке указан один код, а в системе Ozon другой, товар не будет идентифицирован и отправится в зону "неопознанных".
• ❌ Отсутствие печати или подписи на товарной накладной — с 2026 года это обязательное требование.
• ❌ Некорректное указание веса или габаритов — если фактический вес превышает заявленный более чем на 10%, Ozon может отказать в приёмке.
• ❌ Просроченные документы — сертификаты и декларации должны быть актуальными на момент поставки.

Чтобы избежать этих ошибок:

1. Всегда проверяйте данные в личном кабинете Ozon Seller перед формированием накладной.
2. Используйте сканер штрихкодов для проверки этикеток (можно бесплатное приложение на смартфоне).
3. Сверяйте количество товара с накладной дважды: перед упаковкой и перед передачей курьеру.

Если ошибка всё же произошла, действуйте по алгоритму:

1. Свяжитесь с поддержкой Ozon через чат в личном кабинете.
2. Укажите номер накладной и опишите проблему (например, "не совпадает штрихкод на этикетке").
3. Прикрепите фото документа и товара для подтверждения.
4. Дождитесь инструкций от менеджера (иногда достаточно отправить корректирующий документ).

6. Как передавать документы при самовывозе и доставке перевозчиком

Способ передачи документов зависит от того, как вы доставляете товар на склад Ozon: самостоятельно или через логистическую компанию. Рассмотрим оба варианта.

6.1. Самовывоз (вы везёте товар сами)

Если вы привозите товар на склад Ozon лично или через своего водителя, подготовьте:

• 📋 Распечатанную товарную накладную в двух экземплярах (один отдадите на складе, второй останется у вас).
• 📦 Товар с наклеенными этикетками (проверьте, чтобы штрихкоды не были повреждены).
• 🆔 Документ, удостоверяющий личность (паспорт или водительское удостоверение для представителя).

На складе вас встретит оператор, который:

1. Сверит данные в накладной с фактической поставкой.
2. Просканирует штрихкоды на товаре.
3. Выдаст акт приёмки (если всё в порядке) или акт расхождений (если есть ошибки).

6.2. Доставка перевозчиком (СДЭК, DPD, Boxberry и др.)

Если товар везёт логистическая компания, процесс немного сложнее:

1. Сформируйте товарную накладную в личном кабинете и распечатайте её.
2. Создайте транспортную накладную (ТТН) на сайте перевозчика (например, в личном кабинете СДЭК).
3. Упакуйте товар и наклейте этикетки Ozon поверх этикеток перевозчика (чтобы их не повредили при сканировании).
4. Передайте курьеру:
• 📄 Товарную накладную (в конверте на упаковке).
• 📄 Транспортную накладную (если требуется).
• 📦 Сам товар с маркировкой.

⚠️ Внимание: Если вы отправляете товар через Ozon Реквезит, не нужно оформлять ТТН — достаточно товарной накладной. Но убедитесь, что в накладной указан правильный код пункта выдачи (ПВЗ), куда везёт товар перевозчик.

После передачи товара курьеру отслеживайте статус доставки в личном кабинете Ozon Seller. Если в течение 48 часов статус не изменился на "Принято на складе", свяжитесь с поддержкой — возможно, возникли проблемы с документацией.

7. Что делать, если документы потеряны или повреждены

Ситуации, когда документы теряются или приходят в негодность, случаются не так уж редко. Например, курьер мог забыть накладную в машине, или этикетки отклеились во время транспортировки. В таких случаях действуйте оперативно:

• 🔍 Если потеряна товарная накладная:
  1. Свяжитесь с поддержкой Ozon и сообщите номер заказа.
  2. Запросите дубликат накладной (её можно сформировать повторно в личном кабинете).
  3. Отправьте скан дубликата на электронную почту склада (адрес уточните у менеджера).
• 🏷️ Если повреждены этикетки:
  1. Если товар ещё не принят на склад, распечатайте новые этикетки и наклейте их поверх старых.
  2. Если товар уже на складе, обратитесь в поддержку с просьбой перемаркировать товар (это платная услуга, стоимость — от 50 рублей за единицу).

🚚 Если потеряна транспортная накладная (ТТН):

1. Свяжитесь с перевозчиком и запросите дубликат.
2. Если товар уже на складе Ozon, предоставьте скан дубликата в поддержку.

В самых критических случаях (например, если товар уже на складе, но документы утеряны безвозвратно), Ozon может потребовать:

• 📝 Акт о потерянных документах (составляется в произвольной форме с указанием обстоятельств).
• 💳 Оплату штрафа за несоблюдение правил (размер зависит от категории товара).
• 🔄 Повторную поставку товара (если документацию восстановить невозможно).

FAQ: Ответы на частые вопросы о документах для FBS

Нужно ли печатать товарную накладную в цвете, или достаточно чёрно-белой?

Допускается чёрно-белая печать, но штрихкоды должны быть чёткими и хорошо сканируемыми. Если у вас нет возможности распечатать накладную, можно показать её на экране смартфона или планшета (но это не гарантирует приёмку — лучше иметь бумажную копию).

Можно ли отправлять товар без этикеток, если штрихкод нанесён на упаковку производителем?

Нет. Ozon требует, чтобы на товаре была наклеена их собственная этикетка со штрихкодом, даже если на упаковке уже есть код производителя. Исключение — если вы работаете по схеме FBO (тогда маркировка не нужна).

Что делать, если в накладной ошибка в количестве товара?
Если ошибка обнаружена до передачи товара на склад, исправьте накладную в личном кабинете и распечатайте новую. Если товар уже на складе, свяжитесь с поддержкой и предоставьте:
1. Номер накладной.
2. Фото товара с указанием фактического количества.
3. Объяснение причины расхождения.

Ozon может принять товар с корректировкой или вернуть его обратно (за ваш счёт).

Нужно ли предоставлять документы на возврат товара от покупателя?

Да, если товар возвращается на ваш склад по FBS, вы должны предоставить:

• 📄 Акт возврата (формируется автоматически в личном кабинете).
• 📦 Этикетки Ozon на возвращаемом товаре (если они повреждены, нужно наклеить новые).

Если товар возвращается в ненадлежащем виде (повреждён, использован), вы можете отказаться от его приёмки, но для этого нужно предоставить фото и видео доказательства в поддержку.

Можно ли отправлять документы по электронной почте вместо бумажных копий?

Да, но только если это разрешено для вашей категории товара. Например, для электроники и одежды электронные копии документов принимаются, а для продуктов питания и опасных грузов могут потребовать оригиналы. Уточняйте требования в личном кабинете или у менеджера Ozon.