Расходная накладная на Ozon — это ключевой документ, подтверждающий движение товара между складами маркетплейса, продавцом и покупателем. Без правильно оформленной накладной невозможно отследить логистический маршрут, подтвердить списание товара с остатков или оформить возврат. Однако многие продавцы до сих пор путают, в каких случаях документ формируется автоматически, а когда его нужно создавать вручную через Личный кабинет или Ozon Seller.
В этой статье разберём все возможные маршруты, по которым генерируются расходные накладные на Ozon в 2026 году: от стандартной отгрузки по схеме FBS/FBO до перемещений между складами и обработки возвратов. Особое внимание уделим нюансам, которые часто становятся причиной штрафов или блокировки товаров — например, несоответствие количества единиц в накладной и фактической отгрузке может привести к аннулированию документа и списанию товара в брак.
1. Расходная накладная при отгрузке товара по FBS (Fulfillment by Ozon)
Схема FBS подразумевает, что продавец передаёт товар на склад Ozon, а маркетплейс берёт на себя хранение, упаковку и доставку заказа покупателю. Расходная накладная здесь формируется на двух этапах:
- 📦 Приёмка товара на склад Ozon — документ создаётся автоматически после сканирования штрихкодов при поступлении партии. Накладная фиксирует количество принятых единиц и их состояние (новый, б/у, брак).
- 🚛 Отгрузка со склада Ozon покупателю — накладная генерируется при формировании заказа и списании товара с остатков. В ней указываются артикул, количество, вес и маршрут доставки (ПВЗ, курьер, поштамат).
Важно: если вы отгружаете товар на склад Ozon самостоятельно (не через партнёрскую логистику), расходную накладную нужно создать заранее в разделе Логистика → Поступления → Создать накладную. Без неё склад не примет партию.
При работе по FBS продавец не может редактировать или удалять накладные после их формирования. Если возникла ошибка (например, неверное количество товара), нужно обращаться в поддержку Ozon с запросом на корректировку. В противном случае товар может быть списан как "неликвид".
2. Формирование накладной при работе по FBO (Fulfillment by Operator)
В схеме FBO продавец сам хранит товар и организует доставку покупателю. Расходная накладная здесь формируется только при подтверждении заказа и списании товара с виртуального склада. Документ содержит:
- 📌 Артикул и название товара (должны совпадать с карточкой на Ozon).
- 📦 Количество единиц (если покупатель заказал 2 штуки, в накладной должно быть указано именно 2, даже если у вас на складе лежит 10).
- 🚚 Данные получателя (ФИО, адрес доставки, контактный телефон).
- 💰 Стоимость товара и доставки (если она оплачена покупателем).
Особенность FBO: накладная не передаётся на склад Ozon, так как товар отправляется напрямую покупателю. Однако документ всё равно обязателен для:
- 📊 Бухгалтерского учёта (подтверждение выбытия товара со склада продавца).
- 🔄 Обработки возвратов (если покупатель захочет вернуть товар, накладная станет основанием для приёмки).
- 🛡️ Защиты от споров (например, если покупатель заявит, что получил не тот товар).
Если вы работаете через 1С или другую учётную систему, настройте автоматическую выгрузку накладных в Ozon Seller через API. Это позволит избежать ошибок при ручном вводе данных. Подробную инструкцию по настройке интеграции можно найти в документации Ozon для продавцов.
3. Расходные накладные при возвратах товара
Возврат товара — это обратный логистический маршрут, который тоже требует оформления расходной накладной. На Ozon документ формируется в следующих случаях:
| Тип возврата | Кто формирует накладную | Особенности |
|---|---|---|
| Возврат от покупателя на склад Ozon (FBS) | Автоматически системой | Накладная создаётся при сканировании товара на складе возвратов. В ней фиксируется состояние товара (новый, с дефектами, вскрытая упаковка). |
| Возврат от покупателя продавцу (FBO) | Продавец вручную | Нужно создать накладную в Личном кабинете → Возвраты → Оформить возврат и указать адрес для возврата. |
| Возврат товара со склада Ozon продавцу (отказ от хранения, истечение срока) | Автоматически, но требует подтверждения продавца | Накладная формируется при создании заявки на возврат. Продавец должен подтвердить её в течение 3 дней, иначе товар спишется. |
⚠️ Внимание: Если покупатель возвращает товар по FBO, но вы не создали расходную накладную заранее, Ozon может заблокировать обработку возврата. В этом случае товар останется у покупателя, а деньги будут удержаны с вашего счёта как "невозвращённая претензия".
При возврате товара со склада Ozon продавцу (например, из-за истечения срока хранения) накладная формируется автоматически, но её нужно подтвердить вручную. Если вы этого не сделаете, товар может быть утилизирован, а его стоимость списана со счёта.
Что делать, если товар вернулся в повреждённой упаковке?
Если товар вернулся с повреждениями, которые не были зафиксированы в накладной, нужно:
1. Сфотографировать упаковку и товар с разных ракурсов.
2. Создать претензию в Личном кабинете → Возвраты → Споры.
3. Приложить фото и указать сумму ущерба.
Ozon рассмотрит претензию в течение 5 рабочих дней и либо компенсирует убытки, либо отклонит запрос с объяснением причины.4. Перемещение товара между складами Ozon
Если ваш товар хранится на нескольких складах Ozon (например, в Москве и Новосибирске), маркетплейс может иницировать его перемещение для оптимизации логистики. В этом случае расходная накладная формируется автоматически, но с некоторыми нюансами:
- 🔄 Межскладское перемещение — накладная создаётся при отправке товара с одного склада на другой. В документе указываются оба склада (отправитель и получатель), а также транспортная компания (если перевозка осуществляется сторонним перевозчиком).
- 📉 Списание товара — если товар признаётся неликвидным или утраченным, формируется накладная на списание. Она служит основанием для бухгалтерских проводок.
- 🔄 Консолидация остатков — если на разных складах лежат остатки одного и того же товара, Ozon может объединить их на одном складе. Накладная фиксирует это перемещение.
Продавец не может иницировать перемещение товара между складами Ozon самостоятельно — это делает система на основе алгоритмов оптимизации. Однако вы можете:
- 📊 Отслеживать перемещения в разделе
Логистика → Перемещения. - 📌 Проверять корректность данных в накладных (например, количество товара).
- ⚠️ Оспаривать перемещение, если оно было оформлено ошибочно (например, товар отправили на неверный склад).
Если товар был перемещён ошибочно (например, на склад в другом регионе, где на него нет спроса), вы можете запросить обратное перемещение. Для этого нужно создать заявку в поддержку с указанием:
- Номера накладной на перемещение.
- Артикула и количества товара.
- Причины, по которой перемещение нецелесообразно (например, низкий спрос в регионе).
5. Расходные накладные при утилизации и списании товара
Если товар признаётся неликвидным (истёк срок годности, повреждена упаковка, отсутствует спрос), Ozon может иницировать его списание или утилизацию. В этом случае формируется специальная расходная накладная, которая:
- 🗑️ Фиксирует причину списания (брак, истечение срока хранения, утрата).
- 📉 Указывает количество списываемых единиц.
- 💰 Содержит информацию о компенсации (если она предусмотрена договором).
⚠️ Внимание: Если вы не согласны со списанием товара (например, считаете, что он ещё пригоден для продажи), у вас есть 3 рабочих дня, чтобы оспорить накладную. После этого срок товар будет утилизирован, а его стоимость списана с вашего счёта.
Частые причины списания товара на Ozon:
- 🕒 Истечение срока годности (актуально для продуктов питания, косметики, лекарств).
- 📦 Повреждение упаковки (вмятины, разрывы, отсутствие этикеток).
- 🔍 Несоответствие описанию (например, другой цвет или размер).
- 📉 Отсутствие спроса (товар лежит на складе более 180 дней).
Чтобы минимизировать риск списания, регулярно проверяйте остатки товара в разделе Товары → Остатки и при необходимости:
- 🔽 Запрашивайте возврат товара на свой склад (если он ещё пригоден для продажи).
- 🎁 Проводите акции или распродажи для ускорения оборота.
- 📦 Обновляйте упаковку или описание товара, если причина списания — несоответствие.
6. Особенности формирования накладных при работе с Ozon Рекомендует и акциями
Если ваш товар участвует в акциях Ozon (например, "Выгодная цена", "Топ продаж") или программе Ozon Рекомендует, расходные накладные формируются с учётом дополнительных условий:
- 🎯 Участие в акции — накладная создаётся при списании товара по акционной цене. В документе указывается не только количество, но и скидка, а также источник трафика (например, "акция 1+1").
- 🔝 Ozon Рекомендует — если товар попал в подборку, накладная формируется при его отгрузке с пометкой "рекомендованный товар". Это влияет на приоритет обработки заказа.
- 🎁 Подарочная упаковка — если покупатель заказал подарочную упаковку, в накладной указывается её стоимость и особенности (например, "упаковка с лентой").
Важно: при участии в акциях Ozon может автоматически увеличивать остатки товара на виртуальном складе, чтобы избежать дефицита. Это означает, что в накладной может быть указано большее количество товара, чем фактически есть на складе. Чтобы избежать штрафов за недопоставку, регулярно сверяйте остатки в Личном кабинете с реальными запасами.
Сверить количество товара в накладной с фактическими остатками
Убедиться, что цена в документе соответствует акционной
Проверить, указан ли источник трафика (акция, рекомендация)
Подтвердить корректность данных получателя-->
Если вы заметили расхождения в накладной (например, неверная цена или количество), немедленно свяжитесь с поддержкой Ozon. В случае ошибки маркетплейс может:
- 💰 Взыскать с вас разницу в стоимости (если цена в накладной ниже реальной).
- ⚠️ Наложить штраф за недопоставку (если количество в накладной больше, чем на складе).
- 🚫 Приостановить участие в акциях (если ошибки повторяются систематически).
7. Частые ошибки при работе с расходными накладными и как их избежать
Ошибки в оформлении расходных накладных — одна из главных причин штрафов и блокировок аккаунтов продавцов на Ozon. Вот наиболее распространённые проблемы и способы их решения:
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Несовпадение количества товара в накладной и фактической отгрузке | Штраф до 5 000 ₽, списание товара в брак | Всегда пересчитывайте товар перед отгрузкой и сверяйте с накладной |
| Неверный артикул или название товара | Задержка приёмки на складе, возврат партии | Используйте сканер штрихкодов для проверки артикулов |
| Отсутствие накладной при возврате по FBO | Блокировка обработки возврата, списание средств | Создавайте накладную заранее в разделе Возвраты |
| Неподтверждение накладной на возврат со склада Ozon | Утилизация товара, списание его стоимости | Проверяйте уведомления о возвратах ежедневно |
⚠️ Внимание: Если вы регулярно допускаете ошибки в накладных, Ozon может снизить ваш рейтинг надёжности или временно заблокировать возможность отгрузки товаров. Чтобы этого избежать, настройте автоматическую проверку накладных через API или используйте специализированные сервисы для интеграции с Ozon (например, МойСклад, Bitrix24).
Ещё один частый случай — дублирование накладных. Это происходит, если продавец случайно создаёт две накладные на одну и ту же партию товара. В этом случае:
- Немедленно отмените дублирующую накладную в
Личном кабинете. - Если товар уже отгружен, свяжитесь с поддержкой и укажите номер ошибочной накладной.
- Дождитесь подтверждения отмены (обычно занимает 1–2 рабочих дня).
FAQ: Ответы на частые вопросы о расходных накладных на Ozon
Нужно ли формировать расходную накладную при самовывозе товара покупателем?
Да, даже если покупатель забирает товар самостоятельно (например, с вашего склада по схеме FBO), вы обязаны оформить расходную накладную. В документе укажите:
- Данные покупателя (ФИО, паспортные данные, если товар дороже 100 000 ₽).
- Дату и время выдачи товара.
- Подпись покупателя о получении.
Без накладной вы не сможете подтвердить факт передачи товара, что может привести к спорам и штрафам.
Можно ли редактировать расходную накладную после её формирования?
Это зависит от типа накладной:
- 📦 FBS: после формирования накладную можно только отменить (если товар ещё не отгружен). Редактирование невозможно.
- 🚚 FBO: можно внести изменения в течение 24 часов после создания (например, исправить количество или адрес доставки).
- 🔄 Возвраты: накладную можно редактировать до момента подтверждения возврата покупателем.
Для внесения изменений перейдите в Личный кабинет → Логистика → Накладные, найдите нужный документ и нажмите "Редактировать".
Что делать, если в накладной указан неверный артикул?
Если ошибка обнаружена до отгрузки товара:
- Отмените накладную в
Личном кабинете. - Создайте новую с правильным артикулом.
Если товар уже отгружен:
- Свяжитесь с поддержкой Ozon и укажите номер ошибочной накладной.
- Приложите скриншот с правильным артикулом.
- Дождитесь подтверждения корректировки (может занять до 3 дней).
⚠️ Если не исправить ошибку, товар может быть возвращён как "несоответствующий заказу".
Как проверить, что накладная сформирована корректно?
Перед подтверждением накладной обязательно проверьте:
- 📌 Артикул и название товара — должны совпадать с карточкой на Ozon.
- 📦 Количество единиц — должно соответствовать фактической отгрузке.
- 🏷️ Штрихкоды — если товар маркирован, укажите правильные коды.
- 📍 Адрес получателя — для FBO проверьте ФИО и контактный телефон.
Для удобства используйте чек-лист:
Сверить артикул с карточкой товара
Проверить количество единиц
Убедиться, что указаны все штрихкоды (если требуется)
Проверить адрес и данные получателя
Подтвердить корректность цены (особенно при акциях)-->
Что будет, если не подтвердить накладную на возврат со склада Ozon?
Если вы не подтвердите накладную на возврат товара в течение 3 рабочих дней, Ozon:
- Спишет товар с вашего счёта как "утраченный".
- Утилизирует его (если товар находится на складе Ozon).
- Может наложить штраф за неподтверждение (до 1 000 ₽ за каждую накладную).
Чтобы избежать этого, настройте уведомления о новых накладных на email или в Ozon Seller.