Как правильно заполнить транспортную накладную для Озон: инструкция 2026

Транспортная накладная (ТН) — это ключевой документ при отправке товаров на склад Ozon, от корректности которого зависит скорость приёмки, отсутствие штрафов и даже репутация продавца. Ошибки в заполнении ТН могут привести к задержкам на складе, отказам в приёмке или даже блокировке аккаунта из-за расхождений с реальным содержимым посылки. В 2026 году Ozon ужесточил требования к оформлению документов, поэтому даже опытные продавцы сталкиваются с проблемами при изменении правил.

В этой статье разберём пошаговую инструкцию по заполнению транспортной накладной для Ozon FBS и Ozon FBO, актуальные требования к формату, типичные ошибки и способы их избежать. Особое внимание уделим нюансам, которые часто упускают: от указания веса до маркировки коробок. Если вы отправляете товары впервые или хотите обновить знания — этот гайд для вас.

⚠️ Внимание: С 1 марта 2026 года Ozon обязательно требует указание кода маркировки (SSCC) на накладной для паллетных отправлений. Без него груз не будет принят на сортировочных центрах.

1. Что такое транспортная накладная и зачем она нужна

Транспортная накладная (ТН) — это юридический документ, который сопровождает груз от продавца до склада Ozon. Она выполняет три ключевые функции:

1. Подтверждение передачи товара — фиксирует, какие именно товары и в каком количестве отправлены.
2. Основа для приёмки — сотрудники склада сверяют реальное содержимое коробок с данными из ТН.
3. Бухгалтерский документ — используется для учёта и возможных претензий (например, при утере или повреждении груза).

Без правильно оформленной ТН ваш груз не будет принят на склад Ozon, даже если все товары упакованы идеально. При этом ошибки в накладной могут привести к:

• 📦 Отказу в приёмке — если данные не совпадают с реальным содержимым.
• ⏳ Задержкам — накладную вернут на доработку, а товар будет лежать на складе без движения.
• 💰 Штрафам — за расхождения по количеству или артикулам (от 500 до 5 000 ₽ за инцидент).

На Ozon действуют два типа транспортных накладных:

• Для FBS — если вы отправляете товар со своего склада на склад Ozon.
• Для FBO — если товар уже хранится на складе Ozon, но требуется перемещение между складами (например, при дефиците на одном из них).

2. Требования Ozon к транспортной накладной в 2026 году

Ozon регулярно обновляет правила оформления документов. В 2026 году ключевые требования такие:

Формат документа:

• 📄 Только Excel (.xls, .xlsx) или PDF (для FBS).
• 🖼️ Разрешается печать на листе A4 (не допускаются рукописные исправления).
• 🔍 Шрифт не менее 10 pt, чёткий и разборчивый.

Обязательные реквизиты:

⚠️ Внимание: Если вы отправляете товары на паллетах, каждый поддон должен иметь свой уникальный SSCC-код, нанесённый на этикетку в формате штрихкода. Без него груз не будет принят на сортировочном центре.

Требования к товарам в накладной:

• 🏷️ Артикул — должен совпадать с тем, что указан в личном кабинете Ozon Seller.
• 📦 Количество — только целые числа (не допускаются дробные значения).
• ⚖️ Вес — указывается брутто (с упаковкой) в килограммах, с точностью до 0,1 кг.
• 📏 Габариты — для негабаритных товаров (длина + ширина + высота > 150 см).

3. Пошаговая инструкция: как заполнить транспортную накладную для Ozon FBS

Рассмотрим процесс на примере Ozon FBS (когда товар отправляется со своего склада). Для FBO логика аналогична, но есть нюансы с перемещением между складами.

Шаг 1. Скачайте шаблон накладной

Актуальный шаблон всегда доступен в личном кабинете Ozon Seller:

1. Перейдите в раздел Логистика → Транспортные накладные.
2. Нажмите Создать накладную и выберите Шаблон Excel.
3. Скачайте файл и откройте его в Microsoft Excel или Google Sheets.

Шаг 2. Заполните реквизиты отправителя и получателя

В шаблоне будут выделены обязательные поля:

• 📌 Отправитель — ваше ИП/ООО, адрес, ИНН, телефон.
• 📍 Получатель — адрес склада Ozon (указывается автоматически при выборе склада в личном кабинете).
• 📅 Дата — текущая дата отправки.

Шаг 3. Укажите информацию о товарах

В таблице с товарами заполните:

⚠️ Внимание: Если вес товара в накладной отличается от реального более чем на 10%, Ozon может наложить штраф за несоответствие.

Шаг 4. Сгенерируйте и распечатайте накладную

После заполнения:

1. Сохраните файл в формате PDF или Excel.
2. Загрузите его в личный кабинет в разделе Транспортные накладные.
3. Распечатайте 3 экземпляра: один для склада, один для перевозчика, один для себя.

Указан корректный артикул|Совпадает количество товаров|Вес указан с упаковкой|Накладная подписана и проштампована|Приложены все сопроводительные документы (если нужны)-->

4. Особенности заполнения для Ozon FBO

Если вы работаете по модели Ozon FBO (товар уже на складе Ozon, но требуется перемещение), транспортная накладная заполняется иначе:

• 🔄 Отправитель и получатель — оба поля заполняются данными Ozon (склад-отправитель и склад-получатель).
• 📦 Товары — указываются только те позиции, которые фактически перемещаются.
• 🚛 Транспорт — перевозку организовывает Ozon, поэтому графы "Перевозчик" и "Номер машины" не заполняются.

⚠️ Внимание: Для FBO накладная формируется автоматически в личном кабинете после создания заявки на перемещение. Вручную её редактировать нельзя!

Частые ошибки при FBO:

• ❌ Указание неверного склада-получателя (например, вместо MSK-01 указан SPB-02).
• ❌ Несовпадение количества товаров в накладной и в заявке на перемещение.
• ❌ Отсутствие подписи ответственного лица (даже для внутренних перемещений).

Что делать, если накладная для FBO не сформировалась?

Если после создания заявки на перемещение накладная не появилась в личном кабинете:

1. Проверьте статус заявки — она должна быть в статусе "Подтверждена".

2. Обновите страницу или очистите кэш браузера.

3. Обратитесь в поддержку Ozon через чат, указав номер заявки.

Обычно проблема решается в течение 1-2 часов.

5. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные продавцы допускают ошибки при заполнении транспортных накладных. Вот самые распространённые:

1. Несовпадение артикулов

Если в накладной указан артикул ART-123, а на коробке наклеена этикетка с ART-123A, товар не будет принят. Решение: всегда сверяйте артикулы с личным кабинетом.

2. Ошибки в весе или габаритах

Например, указан вес 0,3 кг, а реальный — 0,5 кг. Ozon может оштрафовать за несоответствие. Решение: взвешивайте товары с упаковкой на точных весах.

3. Отсутствие подписи или печати

Накладная без подписи считается недействительной. Решение: всегда подписывайте документ и ставьте печать (если ИП/ООО её имеет).

4. Неправильный формат даты

Дата должна быть в формате ДД.ММ.ГГГГ. Формат ММ/ДД/ГГГГ или ГГГГ-ММ-ДД не принимается.

5. Неуказанный SSCC-код для паллет

С 2026 года это обязательное поле. Решение: генерируйте код через личный кабинет или специальные сервисы (например, GS1 Russia).

6. Как исправить ошибки в транспортной накладной

Если вы уже отправили накладную, но обнаружили ошибку, действуйте по алгоритму:

1. Ошибка найдена ДО отправки груза:

• 📝 Исправьте файл и перезагрузите его в личный кабинет.
• 🖨️ Распечатайте новый экземпляр и замените старый.

2. Ошибка найдена ПОСЛЕ отправки, но груз ещё в пути:

• 📞 Срочно свяжитесь с перевозчиком и сообщите об исправлениях.
• 📧 Отправьте корректировочную накладную на email склада Ozon (указан в личном кабинете).

3. Ошибка обнаруžena НА СКЛАДЕ Ozon:

• 🚨 Склад свяжется с вами через личный кабинет или email.
• 📄 Подготовьте исправленную накладную и отправьте её в поддержку с пометкой "Срочно: корректировка ТН".

⚠️ Внимание: Если ошибка привела к задержке приёмки более чем на 24 часа, Ozon может начислить штраф за простой склада (от 1 000 ₽ за день).

7. Советы экспертов по оформлению накладных

Чтобы избежать проблем, следуйте советам опытных продавцов:

1. Используйте автоматизацию

Сервисы вроде МойСклад, 1С или Ozon API позволяют автоматически формировать накладные из вашей базы товаров. Это снижает риск ошибок.

2. Проверяйте данные дважды

Перед отправкой груза:

• 🔍 Сверьте артикулы с личным кабинетом.
• ⚖️ Перепроверьте вес на весах.
• 📦 Посчитайте количество коробок и товаров в них.

3. Маркируйте коробки

Наклейте на каждую коробку:

• 🏷️ Этикетку с номером накладной (например, ТН-123456).
• 📦 Список товаров внутри (можно в виде QR-кода).

4. Ведите архив накладных

Сохраняйте копии всех накладных в облаке (например, Google Drive или Яндекс.Диск). Это поможет быстро решить споры с Ozon или перевозчиком.

5. Обновляйте шаблоны

Ozon может менять требования к накладным. Следите за обновлениями в разделе Новости личного кабинета.

FAQ: Частые вопросы о транспортных накладных на Ozon

Можно ли заполнить транспортную накладную от руки?

Нет, Ozon принимает только печатные накладные в формате Excel или PDF. Рукописные документы не действуют.

Что делать, если не совпадает вес в накладной и реальный вес?

Если разница до 10%, проблем не будет. Если больше — Ozon может оштрафовать. Исправьте накладную и отправьте корректировку на склад.

Нужно ли указывать SSCC-код, если отправляю коробки, а не паллеты?

Нет, SSCC-код обязателен только для паллетных отправок. Для коробок достаточно номера накладной.

Можно ли отправить одну накладную на несколько заказов?

Да, но только если товары идут на один и тот же склад Ozon. Для разных складов нужны отдельные накладные.

Что будет, если не прикрепить накладную к грузу?

Груз не будет принят на складе. Перевозчик может вернуть его обратно за ваш счёт.