Сколько актов нужно печатать для Озон в 2026 году: инструкция для продавцов FBS и FBO

Работа с маркетплейсом Ozon требует строгого соблюдения документооборота, особенно когда речь идёт о товарных актах. Ошибки в количестве экземпляров или их оформлении могут привести к задержкам приёмки, штрафам или даже блокировке аккаунта. В 2026 году правила претерпели изменения — теперь требования зависят от схемы работы (FBS или FBO), типа товара и даже регионального склада.

Многие продавцы допускают типичную ошибку: печатают стандартные 2 акта на все случаи жизни, не учитывая, что для Ozon Fulfillment (FBS) и FBO (самостоятельная доставка) действуют разные нормы. В этой статье разберём, сколько экземпляров актов требуется в каждой ситуации, как их правильно заполнять и что делать, если документы потеряны или испорчены. Также вы узнаете, какие новые штрафы ввели в 2026 году за несоблюдение правил документооборота и как их избежать.

1. Сколько актов нужно для FBS (Ozon Fulfillment) в 2026 году

При работе по схеме FBS (когда товар хранится на складах Ozon) количество актов зависит от типа поставки:

• 📦 Первичная поставка (первый ввоз товара на склад) — требуется 3 экземпляра акта: 1 для склада, 1 для продавца, 1 для бухгалтерии Ozon.
• 🔄 Дозаказ (повторная поставка) — достаточно 2 экземпляров: 1 для склада, 1 для продавца.
• ⚡ Экспресс-поставка (ускоренная приёмка) — 2 экземпляра, но с обязательной электронной копией в личном кабинете.

Важно: с 1 марта 2026 года Ozon ввёл обязательное сканирование штрихкодов на актах при приёмке. Если штрихкод отсутствует или не читается, поставка может быть приостановлена. Чтобы избежать проблем, используйте официальный генератор штрихкодов от Ozon.

2. Сколько актов нужно для FBO (самостоятельная доставка)

При схеме FBO (когда продавец сам доставляет товар покупателю) правила проще, но есть нюансы:

• 📄 Стандартная поставка — 2 экземпляра: 1 для курьера, 1 остаётся у продавца.
• 🚚 Доставка через транспортную компанию (ТК) — 3 экземпляра: 1 для ТК, 1 для покупателя, 1 для продавца.
• 🔙 Возврат товара — требуется 1 дополнительный акт (обязательно с пометкой "Возврат").

Особое внимание уделите актам для крупногабаритных товаров (вес > 30 кг или габариты > 150 см). Для них нужно печатать дополнительный экземпляр с указанием веса и габаритов — это требование Ozon Logistics с 2023 года. Без этого акта товар могут не принять к доставке.

3. Таблица: количество актов по типам поставок (2026 год)

Если вы работаете с продуктами питания или лекарствами, к стандартному количеству актов добавляется 1 экземпляр сертификата соответствия ( даже если он уже загружен в личный кабинет). Это требование Роспотребнадзора, которое Ozon строго контролирует с 2026 года.

4. Что будет, если напечатать неправильное количество актов

Ошибки в количестве экземпляров могут привести к серьёзным последствиям:

• ⏳ Задержка приёмки — склад Ozon может приостановить обработку товара на 1–3 дня, пока вы не предоставите недостающие документы.
• 💰 Штрафы:
  • За отсутствие акта — 500–1 500 ₽ (в зависимости от категории товара).
  • За неправильное оформление — 300–1 000 ₽.
• 🚫 Блокировка аккаунта — при систематических нарушениях (3 и более случая за месяц).

⚠️ Внимание: С 1 января 2026 года Ozon ввёл автоматическую проверку актов через систему Ozon DocCheck. Если система обнаружит расхождения в количестве экземпляров, вам придётся подтверждать их вручную через поддержку — это занимает до 48 часов.

Пример штрафа за неправильные акты

В марте 2026 года продавец из Москвы получил штраф 1 200 ₽ за то, что при первичной поставке по FBS предоставил только 2 акта вместо 3. Товар приняли, но через 2 дня пришла претензия от бухгалтерии Ozon с требованием оплатить штраф. Ситуацию удалось решить только после предоставления сканов недостающего акта.

5. Как правильно заполнять акты для Озон: пошаговая инструкция

Даже если вы напечатали правильное количество актов, их могут не принять из-за ошибок в заполнении. Следуйте этому алгоритму:

1. Шаг 1. Скачайте шаблон

   Используйте официальный шаблон от Ozon (обновлён в январе 2026). Старые версии могут не пройти проверку.

2. Шаг 2. Заполните обязательные поля

   Проверьте, чтобы в акте были:

   • 📌 Название и артикул товара (должны совпадать с карточкой в личном кабинете).
   • 📌 Количество единиц (указывайте точно, без округлений).
   • 📌 Дата и номер акта (формат: Акт №123 от 01.05.2026).
   • 📌 Подпись и печать (если ИП/ООО).

Шаг 3. Проверьте штрихкоды

Каждый акт должен содержать уникальный штрихкод в формате Code128. Его можно сгенерировать в личном кабинете Ozon или через сервис Tec-It.

Все артикулы совпадают с личным кабинетом

Количество экземпляров соответствует схеме (FBS/FBO)

Штрихкод читается сканером

Дата и номер акта указаны правильно

Подпись и печать (если нужны) поставлены-->

Если вы отправляете комплект товаров (например, телефон + чехол), укажите в акте каждый элемент отдельной строкой. Ozon не принимает акты со строками типа "Комплект: 1 шт." — это приводит к расхождению при инвентаризации.

6. Частые ошибки при печати актов и как их избежать

Даже опытные продавцы допускают ошибки, которые ведут к проблемам с приёмкой. Вот самые распространённые:

• 🖨️ Печать на принтере с низким DPI — штрихкоды становятся нечитаемыми. Используйте принтер с разрешением не ниже 300 DPI.
• 📝 Ручные правки в акте — если вы зачеркнули что-то и переписали, акт могут не принять. Лучше перепечатать.
• 📅 Несовпадение дат — дата в акте должна совпадать с датой фактической поставки (допустимо расхождение ±1 день).
• 🔢 Округление количества — если вы отправляете 15.5 кг товара, указывайте именно это значение, а не "16 кг".

⚠️ Внимание: Если вы работаете с подакцизными товарами (алкоголь, табак), к стандартным актам нужно приложить декларацию о соответствии и лицензию на реализацию. Без этих документов товар не примут, а аккаунт могут заблокировать на 30 дней.

7. Что делать, если акт потерян или испорчен

Ситуации, когда акт порвался, потерялся или его забыли подписать, случаются часто. Вот как действовать:

• 📞 Для FBS — свяжитесь с менеджером склада Ozon по телефону (номер указан в личном кабинете в разделе "Поставки"). Они могут принять товар по электронной копии акта, но только если:
  • Вы пришлёте скан в течение 2 часов после обнаружения проблемы.
  • Товар не относится к категории "Опасные грузы" или "Продукты питания".
• 📧 Для FBO — если акт потерялся при доставке, курьер должен составить акт о недостаче документов. Вам нужно будет предоставить дубликат в течение 24 часов.

Если ошибка произошла по вине Ozon (например, склад потерял ваш акт), вы имеете право потребовать компенсацию за простои. Для этого напишите в поддержку с темой "Возмещение убытков из-за потери актов" и приложите:

• Фото/скан исходного акта.
• Скриншот переписки с менеджером склада.
• Доказательства задержки (например, скриншоты статусов поставки).

FAQ: ответы на частые вопросы о количестве актов для Озон

❓ Нужно ли печатать акты на возвратные товары?

Да, для возвратов требуется 1 дополнительный акт с пометкой "Возврат". Его нужно приложить к товару при отправке обратно на склад Ozon (для FBS) или покупателю (для FBO). Без этого акта возврат могут не принять, и деньги за товар не вернут.

❓ Можно ли использовать электронные акты без бумажных копий?

С 2026 года Ozon разрешает электронные акты только для повторных поставок по FBS (дозаказов). Для первичных поставок и FBO бумажные экземпляры обязательны. Электронный акт должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП).

❓ Сколько актов нужно, если товар отправляется на несколько складов?

Для каждого склада Ozon требуется отдельный комплект актов. Например, если вы отправляете товар на 2 склада по FBS, вам нужно:

• Для первого склада: 3 акта.
• Для второго склада: ещё 3 акта.

Объединять склады в одном акте нельзя — это приведёт к отказу в приёмке.

❓ Что делать, если принтер сломался, а акты нужно срочно распечатать?

В экстренных случаях можно:

• Обратиться в ближайший копи-центр (например, Фотошоп или Печатный двор).
• Использовать мобильный принтер (например, Xerox Travel Scanner).
• Связаться с менеджером Ozon и запросить отсрочку (максимум на 6 часов).

Главное — предупредить склад о задержке, чтобы избежать штрафов.

❓ Нужно ли подписывать акты, если я ИП без печати?

Да, подпись обязательна даже для ИП без печати. В акте должна стоять:

• Ваша фамилия и инициалы (как в ЕГРИП).
• Дата подписи.
• Фраза "Согласовано, претензий нет" (если акт для FBS).

Без подписи акт считается недействительным.