Какие документы нужны для отгрузки товара на склад Ozon: пошаговый гайд 2026

Отгрузка товара на склад Ozon — критически важный этап для продавцов, работающих по схеме FBS (Fulfillment by Seller) или FBO (Fulfillment by Ozon). Ошибки в оформлении документов могут привести к задержкам приёмки, штрафам или даже блокировке аккаунта. В 2026 году маркетплейс ужесточил требования к товарно-сопроводительной документации, поэтому даже опытные продавцы рискуют нарваться на проблемы при неправильной подготовке.

Эта статья поможет разобраться, какие именно документы требуются для отгрузки, как их правильно заполнить и какие нюансы учитывать при работе с разными категориями товаров. Мы проанализировали актуальные правила Ozon, типичные ошибки продавцов и собрали чек-лист, который убережёт вас от проблем на этапе логистики. Особое внимание уделим различиям между FBS и FBO, а также специфике документов для товаров с ограниченным оборотом (алкоголь, лекарства, электроника).

1. Основной пакет документов для любой отгрузки

Независимо от схемы работы (FBS или FBO) и типа товара, Ozon требует обязательный набор документов. Их отсутствие или некорректное оформление — самая частая причина отказа в приёмке.

В базовый комплект входят:

• 📄 Товарная накладная (ТН) — главный документ, подтверждающий передачу товара. Должна быть сформирована в личном кабинете Ozon Seller и распечатана в 2 экземплярах (один остаётся на складе, второй — у перевозчика).
• 📦 Товарно-транспортная накладная (ТТН) — если вы используете собственную логистику (для FBS). Для FBO её заменяет Заявка на забор в личном кабинете.
• 🔖 Маркировка коробов — этикетки с штрихкодами, сгенерированные в Ozon Seller. На каждом коробе должен быть уникальный SSCC-код (для паллет) или Box-ID (для отдельных коробок).
• 📋 Спецификация — детализированный список товаров с артикулами, количеством и характеристиками. Обязательна для партий свыше 50 позиций.

Важно: с 2026 года Ozon требует, чтобы все документы были в электронном виде в системе EDI (электронный документооборот) за 24 часа до планируемой отгрузки. Это правило действует даже для мелких продавцов, ранее освобождённых от EDI.

2. Документы для FBS vs FBO: ключевые различия

Схема логистики определяет, какие дополнительные документы потребуются. Рассмотрим основные отличия:

Для FBO критически важно соблюдать правила упаковки: каждый товар должен быть в индивидуальной коробке с этикеткой SKU, а короба — промаркированы в соответствии с инструкцией Ozon. При нарушении этих требований вам могут начислить штраф до 5 000 рублей за партию.

3. Документы для товаров с особенными требованиями

Некоторые категории товаров требуют дополнительных разрешительных документов. Их отсутствие — 100% причина отказа в приёмке. Рассмотрим основные группы:

• 💊 Лекарства и БАДы:
  • Лицензия на фармацевтическую деятельность (копия).
  • Сертификат соответствия или декларация о соответствии ТР ТС 021/2011.
  • Регистрационное удостоверение (для лекарств).
• 🍷 Алкогольная продукция:
  • Лицензия на розничную продажу алкоголя (копия, заверенная печатью).
  • Сертификат соответствия ТР ТС 021/2011 или ТР ТС 033/2013.
  • Акцизные марки (для крепкого алкоголя).
• 📱 Электроника и техника:
  • Сертификат ЕАС или декларация ТР ТС 004/2011 (для радиопередающих устройств).
  • Паспорт изделия с указанием серийного номера.
• 👶 Детские товары:
  • Сертификат ТР ТС 007/2011 (для игрушек) или ТР ТС 008/2011 (для детской одежды).
  • Гигиеническое заключение (для товаров, контактирующих с кожей).

Для товаров с истекшим сроком годности (например, косметика или продукты) дополнительно требуется акт утилизации, если вы возвращаете их со склада Ozon. Без этого документа маркетплейс может заблокировать возврат средств.

Что будет, если отгрузить товар без сертификата?

Ozon не только откажет в приёмке, но и может наложить штраф до 10 000 рублей за партию. Кроме того, ваш аккаунт попадет в "группу риска", что приведёт к более тщательным проверкам последующих отгрузок. В некоторых случаях (например, при повторном нарушении с алкоголем) маркетплейс может приостановить сотрудничество.

4. Как правильно оформить товарную накладную

Товарная накладная (ТН) — это "паспорт" вашей отгрузки. Ошибки в её заполнении ведут к задержкам на складе до 5 рабочих дней. Разберём ключевые моменты:

1. Шапка документа:
   • Укажите точные реквизиты вашей компании (наименование, ИНН, КПП, адрес).
   • В поле "Получатель" пропишите: ООО "Озон", ИНН 7710918688, КПП 775001001.
   • Номер накладной должен совпадать с номером в системе Ozon Seller.
2. Табличная часть:
   • Артикул товара должен совпадать с тем, что указан в карточке Ozon (проверьте в ЛК).
   • Количество указывайте в тех же единицах, что и в спецификации (шт., уп., кг).
   • Цена должна быть без НДС, если вы не плательщик НДС.

Подписи:

• Документ должен быть подписан уполномоченным лицом (директор или лицо по доверенности).
• Печать не обязательна с 2020 года, но некоторые склады Ozon могут её требовать.

С 2026 года в накладной обязательно указание GTIN (штрихкода) для каждого товара. Если ваш товар не имеет штрихкода, вам нужно получить его в GS1 Russia или использовать внутренний артикул Ozon (но это временное решение).

Сверены реквизиты отправителя и получателя|Все артикулы совпадают с карточками товаров в Ozon|Указаны GTIN/shтрихкоды|Количество товаров совпадает со спецификацией|Документ подписан и проштампован (если требуется)-->

5. Маркировка коробов: требования 2026 года

Неправильная маркировка — вторая по частоте причина отказа в приёмке. Ozon обновляет требования к этикеткам ежегодно, и в 2026 году появились новые правила:

• 📦 Box-ID — уникальный идентификатор короба, генерируемый в Ozon Seller. Должен быть напечатан на этикетке форматом A4 и приклеен на две смежные стороны короба.
• 🏷️ SSCC-код — для паллет. Должен быть напечатан на этикетке размером не менее 10×15 см и размещён на торце паллеты.
• ⚠️ Предупреждающие наклейки:
  • "Хрупкое" — для стекла и электроники.
  • "Не кантовать" — для жидкостей.
  • "Верх" — для коробов с определённой ориентацией.
• 🔄 Дублирующая информация — на коробе должны быть указаны:
  • Номер заказа Ozon.
  • Количество коробов в партии (например, "3 из 5").
  • Адрес склада назначения (полный, с индексом).

С 1 марта 2026 года Ozon ввёл штрафы за несоблюдение маркировки: 1 000 рублей за каждый неправильно промаркированный короб. Если в партии более 10 коробов с ошибками, штраф увеличивается до 3 000 рублей за короб.

6. Электронный документооборот (EDI): как подключиться и что отправлять

С 2023 года Ozon активно переводит продавцов на электронный документооборот (EDI). Это обязательное условие для:

• Продавцов с оборотом более 500 000 рублей в месяц.
• Всех, кто работает с категориями "Алкоголь", "Лекарства", "Электроника".
• Продавцов, отгружающих партии свыше 100 позиций.

Чтобы подключиться к EDI, нужно:

1. Залогиниться в Ozon Seller и перейти в раздел "Логистика → EDI".
2. Заполнить анкету и прикрепить сканы:
   • Свидетельства о регистрации ИП/ООО.
   • Приказа о назначении ответственного лица за EDI.
   • Договора с оператором EDI (если используете стороннего провайдера).

Пройти тестовое подключение (отправка тестовой накладной).

Дождаться подтверждения от Ozon (обычно 1–3 дня).

После подключения все документы (ТН, ТТН, акты) должны отправляться в электронном виде за 24 часа до физической отгрузки. В противном случае склад имеет право не принимать товар.

⚠️ Внимание: Если вы используете 1С или другую учётную систему, настройте автоматическую выгрузку документов в Ozon через API. Ручное заполнение EDI-документов занимает в 3 раза больше времени и чревато ошибками.

7. Типичные ошибки и как их избежать

Анализ отказов в приёмке показывает, что 80% проблем возникают из-за одних и тех же ошибок. Вот наиболее распространённые:

Чтобы минимизировать риски, используйте чек-лист перед каждой отгрузкой (см. виджет выше) и назначьте ответственного сотрудника за проверку документов. Если вы работаете в команде, разделите обязанности: один человек формирует накладные, другой — проверяет маркировку, третий — отправляет EDI.

8. Что делать, если документы потеряны или испорчены

Ситуации, когда документы теряются в пути или приходят в нечитаемом виде, случаются даже у опытных продавцов. Алгоритм действий:

1. Если документы потеряны перевозчиком:
   • Срочно свяжитесь с поддержкой Ozon через чат в ЛК (раздел "Помощь").
   • Пришлите сканы оригиналов документов (они должны быть у вас в архиве).
   • Если документы были в EDI — уточните у менеджера, нужно ли дублировать их на бумаге.
2. Если документы испортились (промокли, порвались):
   • Сфотографируйте испорченные документы и отправьте фото в поддержку.
   • Распечатайте дубликаты и передайте их на склад вместе с актом о порче.

Если ошибка в документах обнаружена уже на складе:

• Склад свяжется с вами через ЛК и запросит исправленные документы.
• Отправьте корректировки в течение 2 часов — иначе приёмка будет приостановлена.

⚠️ Внимание: Если вы не можете оперативно предоставить дубликаты документов, Ozon имеет право вернуть партию обратно за ваш счёт. В этом случае вам также придётся оплатить штраф за несостоявшуюся приёмку (от 3 000 до 20 000 рублей в зависимости от объёма партии).

Чтобы избежать таких ситуаций, всегда храните электронные копии всех документов в облачном хранилище (например, Google Drive или Яндекс.Диск) и делайте резервные распечатки накладных.

FAQ: Частые вопросы о документах для отгрузки

Нужно ли печатать документы в цвете?

Нет, Ozon принимает документы в чёрно-белом варианте, если они чётко читаются. Однако этикетки Box-ID и SSCC должны быть напечатаны с достаточным контрастом, чтобы их мог считать сканер. Если у вас нет цветного принтера, используйте лазерный чёрно-белый — он даёт более чёткое изображение, чем струйный.

Можно ли отгружать товар без сертификатов, если они ещё в процессе оформления?

Нет, это грубое нарушение правил Ozon. Если сертификаты ещё не готовы, отложите отгрузку. В крайнем случае свяжитесь с менеджером маркетплейса и предоставьте официальное письмо от органа сертификации о том, что документы находятся в работе. Но даже в этом случае приёмка не гарантирована.

Что делать, если в накладной ошибся артикул?

Если ошибка обнаружена до отгрузки — исправьте накладную в Ozon Seller и распечатайте новый экземпляр. Если ошибка выявлена на складе — оперативно свяжитесь с поддержкой и отправьте корректировочную накладную. Штрафа можно избежать, если исправить ошибку в течение 4 часов с момента уведомления.

Нужно ли указывать в документах вес брутто и нетто?

Да, для пищевых продуктов, химических товаров и лекарств указание веса обязательно. Для остальных категорий это требование не строгое, но рекомендуем заполнять эти поля — это ускоряет приёмку на складе. Вес указывайте с точностью до грамма.

Можно ли использовать один Box-ID для нескольких коробов?

Абсолютно нет! Каждый короб должен иметь уникальный Box-ID. Если вы укажете один и тот же идентификатор для нескольких коробов, система Ozon не сможет их идентифицировать, и вся партия будет отправлена на пересортицу (что займёт до 7 дней).